Informativa sul trattamento dei dati personali del sito e dei servizi collegati al Trail delle Colline.
Questa informativa descrive i trattamenti effettuati direttamente da ASD Hope Running APS attraverso il sito, i recapiti ufficiali e le attività organizzative del Trail. Per iscrizioni, pagamenti, cronometraggio e altri servizi erogati da piattaforme esterne devono essere consultate anche le informative rese dai rispettivi soggetti, in funzione del ruolo privacy concretamente assunto.
La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 e, quando i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato, dell’art. 14 del Regolamento (UE) 2016/679. Riguarda il sito www.traildellecolline.it, le comunicazioni inviate ai recapiti ufficiali e i trattamenti direttamente collegati all’organizzazione dell’evento, nei limiti descritti in questa pagina.
Il Titolare del trattamento è ASD Hope Running APS, con sede in Chivasso (TO), Corso Galileo Ferraris n. 60.
| Voce | Informazione |
|---|---|
| Titolare del trattamento | ASD Hope Running APS |
| Sede | Corso Galileo Ferraris n. 60, 10034 Chivasso (TO), Italia |
| Codice fiscale | 91032000019 |
| Rappresentante legale | Giovanni Mirabella |
| Email evento | info@traildellecolline.it |
| Email privacy | privacy@hoperunning.it |
| PEC | hoperunning@pec.it |
| Telefono | +39 371 5172531 |
Per l’organizzazione del Trail delle Colline possono essere utilizzati soggetti esterni. Il loro ruolo privacy non dipende dal nome del servizio ma da chi determina concretamente finalità e mezzi del trattamento: un fornitore può essere Responsabile ex art. 28 GDPR, Titolare autonomo o assumere un diverso ruolo previsto dal GDPR, secondo il servizio e gli accordi effettivamente applicabili.
WedoSport dichiara nelle proprie informative di operare come Titolare del trattamento per alcuni servizi propri e come Responsabile esterno nell’ambito di altri servizi. Per il Trail delle Colline può quindi essere qualificato come Responsabile ex art. 28 GDPR soltanto per le attività effettivamente svolte per conto di ASD Hope Running APS e disciplinate da un idoneo accordo; per eventuali trattamenti autonomi si applica l’informativa resa direttamente da WedoSport.
Per la camminata, i servizi online o altre attività collegate possono essere utilizzate piattaforme esterne indicate dall’organizzazione. Quando operano per conto del Titolare ricevono istruzioni e un perimetro di trattamento definito; quando determinano autonomamente proprie finalità o mezzi, devono rendere una propria informativa come Titolari autonomi.
Ristori, pasto post-gara, accoglienza, logistica, supporto volontari e servizi territoriali possono essere gestiti con associazioni e realtà locali. A tali soggetti sono comunicati solo i dati strettamente necessari, privilegiando modalità non nominative ove possibile.
Il sito e i servizi collegati possono trattare dati di navigazione, dati forniti volontariamente dall’utente e dati necessari alla partecipazione all’evento.
Per le gare competitive possono essere trattati certificati o informazioni strettamente necessarie alla verifica dell’idoneità sportiva. ASD Hope Running APS può inoltre trattare, quando comunicati dall’interessato o da chi ne ha titolo, dati relativi alla disabilità o ad esigenze particolari esclusivamente per predisporre supporto, accoglienza, sicurezza e modalità di partecipazione adeguate. I dati relativi alla salute rientrano nell’art. 9 GDPR e sono soggetti a garanzie rafforzate, accesso limitato e minimizzazione.
I dati sono trattati per finalità determinate, esplicite e legittime, applicando i principi di minimizzazione, limitazione della conservazione e sicurezza.
| Finalità | Base giuridica | Esempi |
|---|---|---|
| Funzionamento tecnico e sicurezza | Legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR | Log, Wordfence, prevenzione abusi, manutenzione e sicurezza informatica. |
| Richieste e contatti | Art. 6.1.b e, ove pertinente, art. 6.1.f GDPR | Email, informazioni, stampa, volontariato, partner e assistenza. |
| Iscrizione e partecipazione | Art. 6.1.b, art. 6.1.c e, per esigenze organizzative e di sicurezza, art. 6.1.f GDPR | Registrazione, quote, pettorali, comunicazioni operative, classifiche e servizi evento. |
| Certificati medici e dati sulla salute | Base dell’art. 6 GDPR e condizione applicabile dell’art. 9.2 GDPR | Verifica dei requisiti previsti per la partecipazione agonistica. |
| Disabilità ed esigenze di supporto | Art. 9 GDPR secondo la finalità concreta; ove necessario consenso esplicito | Supporto alla partecipazione, sicurezza e accomodamenti organizzativi. |
| Foto e video | Consenso/liberatoria quando richiesti; ulteriori basi giuridiche soltanto nei casi consentiti | Sito, Facebook, Instagram, comunicati stampa e documentazione dell’evento. |
| Comunicazioni promozionali | Consenso, art. 6.1.a GDPR | Brevi comunicazioni su successive edizioni o iniziative di ASD Hope Running APS. |
| Analytics, advertising e tracciamento non necessario | Consenso quando richiesto | Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel ed embed di terze parti. |
| Adempimenti e tutela dei diritti | Art. 6.1.c e art. 6.1.f GDPR | Contabilità, richieste delle Autorità, sinistri, contestazioni e difesa di diritti. |
I dati raccolti per la partecipazione vengono utilizzati soltanto per gestire l’evento e i servizi effettivamente richiesti.
Per le gare competitive WedoSport tratta i dati necessari a iscrizione, gestione atleta e servizi sportivi collegati. I certificati medici possono essere trattati sia da WedoSport sia da ASD Hope Running APS nei limiti necessari alla verifica del requisito.
Per la Camminata Inclusiva o altri servizi online può essere utilizzata la piattaforma fornita da Honey et Molly Telecommunications Group S.r.l., secondo il servizio attivato e la relativa informativa.
Possono essere utilizzati PayPal, Mollie, SumUp e Satispay. ASD Hope Running APS non conserva i dati completi delle carte di pagamento: riceve soltanto le informazioni necessarie a gestire importo, esito, riferimento e riconciliazione della transazione.
Durante l’evento possono essere realizzate fotografie e riprese per documentare la manifestazione e comunicarne attività e valori.
L’autorizzazione all’utilizzo delle immagini viene richiesta in fase di iscrizione e viene nuovamente sottoposta alla firma in occasione della consegna del kit, secondo la procedura organizzativa. Le immagini autorizzate possono essere utilizzate sul sito ufficiale, Facebook, Instagram e nei comunicati stampa.
Per minori, persone fragili, immagini particolarmente riconoscibili o contesti che possano rivelare informazioni delicate viene adottata una cautela rafforzata. Il consenso non autorizza utilizzi lesivi della dignità, della sicurezza o dell’interesse della persona ritratta.
Il sito utilizza strumenti tecnici e di misurazione. Le tecnologie non strettamente necessarie devono essere governate dalle preferenze espresse tramite la piattaforma di gestione del consenso Complianz.
Sono presenti Google Tag Manager, Google Analytics 4 e Google Ads. I tag analytics e advertising devono rispettare le scelte dell’utente e la configurazione del consenso.
Il Meta Pixel viene utilizzato per misurazione e advertising. Deve essere attivato solo nel rispetto della categoria di consenso applicabile.
Metricool è installato tramite plugin WordPress. Il tracker web dichiarato dal fornitore non utilizza cookie; esegue una chiamata JavaScript e utilizza l’indirizzo IP per determinare il Paese e la pagina visualizzata.
I dati sono comunicati soltanto quando necessario alla finalità del trattamento. Il ruolo privacy del singolo soggetto dipende dal servizio e dagli accordi applicabili.
| Soggetto | Servizio | Ruolo / criterio |
|---|---|---|
| Aruba S.p.A. | Hosting e provider email | Fornitore tecnico; ruolo disciplinato dal contratto applicabile. |
| WedoSport | Iscrizioni, dati atleta, certificati e servizi sportivi collegati | Responsabile o autonomo Titolare secondo il trattamento concretamente svolto e gli accordi applicabili. |
| Honey et Molly Telecommunications Group S.r.l. | Piattaforme online collegate a iscrizioni o prenotazioni | Ruolo determinato dal servizio e dal contratto effettivamente utilizzato. |
| PayPal, Mollie, SumUp, Satispay | Pagamenti | Per i servizi di pagamento trattano i dati secondo i rispettivi ruoli e informative; Hope Running non conserva i dati completi delle carte. |
| Google, Meta, YouTube, Facebook, Instagram | Analytics, advertising, social ed embed | Trattamenti disciplinati anche dalle informative dei fornitori e dalle scelte di consenso dell’utente. |
| Metricool | Misurazione delle visite | Fornitore dello strumento analytics installato tramite plugin WordPress. |
| Fotografi e media | Documentazione fotografica e comunicazione | Autorizzati, responsabili o autonomi Titolari secondo il rapporto concreto. |
| Autorità e soggetti previsti dalla legge | Adempimenti, sicurezza, controlli e tutela dei diritti | Comunicazione nei casi previsti o necessari. |
Alcuni servizi esterni, come social network, strumenti analytics, piattaforme video, provider tecnici o servizi collegati tramite link, possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
I periodi seguenti costituiscono la politica ordinaria del Titolare. Possono essere prolungati soltanto quando necessario per un obbligo di legge, un sinistro, una contestazione, un procedimento o la tutela di un diritto.
| Categoria | Periodo ordinario | Criterio |
|---|---|---|
| Log tecnici e sicurezza | Fino a 90 giorni | Più a lungo soltanto se collegati a un incidente, abuso o accertamento. |
| Richieste email e corrispondenza ordinaria | 24 mesi dalla chiusura | Salvo inserimento in un fascicolo amministrativo, contrattuale o contenzioso. |
| Dati ordinari di iscrizione e partecipazione | Fino a 5 anni dall’evento per il fascicolo operativo | Duplicati e allegati non necessari vengono eliminati prima. La sola evidenza minima necessaria a documentare accettazioni, consensi, pagamenti o a tutelare un diritto può essere conservata più a lungo, entro i termini di legge applicabili. |
| Certificati medici e relative copie | Per il tempo strettamente necessario alla verifica dell’idoneità e agli eventuali obblighi sportivi, regolamentari o di legge applicabili | Le copie sono cancellate o distrutte non appena viene meno la necessità della loro conservazione, tenendo conto della disciplina sportiva applicabile, della validità della certificazione e di eventuali sinistri, contestazioni, controlli o obblighi documentali. Non viene adottato un termine automatico di 90 giorni valido per ogni caso. |
| Dati sulla disabilità o esigenze di supporto | 30 giorni dopo l’evento | Eliminazione tempestiva una volta cessata la finalità organizzativa, salvo necessità documentata. |
| Dati contabili, fiscali e documenti di pagamento | 10 anni | O più a lungo se necessario per accertamenti o contenziosi non definiti. |
| Dati per comunicazioni promozionali | 24 mesi dall’ultimo consenso o interazione significativa | Revoca immediatamente efficace; oltre il periodo si procede a rinnovo del consenso o cancellazione. |
| Foto e video di archivio | Finché permane una finalità documentale legittima | Riesame periodico e cautele rafforzate per minori e persone fragili. |
| Liberatorie foto/video | Per la durata dell’utilizzo e 5 anni dopo l’ultimo utilizzo | Conservazione separata e limitata alla prova dell’autorizzazione e alla tutela dei diritti. |
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile.
È possibile scrivere a privacy@hoperunning.it. Per facilitare la gestione è consigliato l’oggetto “Richiesta Privacy – Trail delle Colline”. Quando necessario per evitare comunicazioni a soggetti non autorizzati, potrà essere richiesta una verifica proporzionata dell’identità.
L’interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali secondo le modalità indicate dall’Autorità.
La presente informativa può essere aggiornata in caso di modifiche tecniche del sito, nuove piattaforme collegate, ulteriori partner incaricati, variazioni organizzative, modifiche normative o esigenze di maggiore chiarezza. La versione pubblicata sul sito è quella vigente al momento della consultazione.
Ultimo aggiornamento: 11 agosto 2026.
